RFID技術應用于檔案管理自動化系統(tǒng)方案

發(fā)布時間:2021-01-27 11:06:34

檔案管理過程中往往存在著很多不合理現象，如對失效檔案的管理滯后，失效檔案不能被及時發(fā)現和處理。形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本；檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長，導致較多檔案入館后被長期堆放、得不到及時整理歸檔等各種問題。今日上海營信小編為大家介紹RFID檔案管理自動化系統(tǒng)方案。

一、RFID技術應用于檔案信息化將會有哪些作用？

在檔案管理中，RFID可用于檔案實體管理，如檔案進出檔案庫房登記、借閱登記、歸還登記、入庫檔案清點等。這些功能，雖然用條形碼也能實現，但是條形碼登記只能逐卷進行，用RFID技術，當管理員捧著一疊或用手推車推著一批檔案進出裝有電子標簽閱讀器的庫房門時，閱讀器會自動將這批檔案的案卷號輸入計算機或在檔案目錄數據庫中對相關檔案的條目打上進出庫房的標志。一維條形碼的容量很小，一般不超過30個字符，只能記錄簡單的檔案編號。二維條形碼也只能達到1K。而電子標簽的容量可以高達數兆。因此用它不但可以記錄檔案的著錄內容，甚至可以記錄電子文件內容，將電子標簽貼在相關的紙質文件上，可實現電子文件和紙質文件的一體化保存。電子標簽的遠距離識別還有一些特殊的用途，如有時我們將歸還的檔案放錯了庫位，尋找十分困難。如果檔案上貼了電子標簽，管理員只要手持移動閱讀器在庫房中巡視，當發(fā)現需要尋找的檔案時，閱讀器會自動提醒管理員該檔案的所在位置。

二、RFID檔案管理自動化系統(tǒng)的構成

FID檔案管理自動化系統(tǒng)主要由RFID數據管理系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)組成。 RFID數據管理系統(tǒng)由中心數據庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數據存取中心與信息輸入輸出終端。檔案管理信息系統(tǒng)由儲位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構成。其中儲位管理子系統(tǒng)又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報模塊。

（1）儲位管理子系統(tǒng)：實現檔案自動識別模塊所儲存的檔案盒編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，在進行檔案的出入庫時定位檔案的儲位，實現對檔案的可視化、動態(tài)化管理；。

（2）查詢管理子系統(tǒng)：系統(tǒng)提供用戶的權限設置和檔案的檔案編目、儲位，密級等信息；在查詢和盤點檔案時，系統(tǒng)根據檔案的相關信息以及相應的儲位信息核對數據信息，對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對，修改系統(tǒng)信息或現場信息。

（3）銷毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫前設定每份檔案的保管期限，當到達保管期限時，系統(tǒng)自動提醒管理人員失效檔案的相關信息。管理人員也可查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息；。

（4）安全管理子系統(tǒng)：當檔案盒在非正常情況下離開儲位（指不經查詢子系統(tǒng)發(fā)出出庫指令情況下），安裝于儲位區(qū)的閱讀器將會獲取這一信息，系統(tǒng)的監(jiān)控模塊會激活警報模塊發(fā)出異常情況警報。

上海營信把RFID技術和數字檔案館建設與檔案實體的科學管理結合在一起，實現一種科學高效，高度現代化管理的檔案館建設新模式，國家檔案局對浙江省麗水市檔案局采用了基于RFID技術的檔案智能化倉儲管理系統(tǒng)方案。該方案的采用表明，射頻識別技術在檔案管理中的應用逐漸得到認可。感興趣的讀者朋友歡迎來電咨詢。

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